Nie zuvor wurden mehr Inhalte erstellt und verteilt. Wohin mit all den Daten? In welcher Form? Oft gleicht das „Dokumentenmanagement“ einem undruchdringlichen Dickicht aus undefinierten Prozessen und unklaren Zuständigkeiten. Häufige Meidenbrüche erschweren konsistente Abläufe. Schluss damit!

Ein Dokumenten-Management-System strukturiert eure Informationen und sorgt für den nötigen Durchblick.

Von der Anfrage über die Bestellung und Lieferung bis zur Rechnung: Ein DMS bringt endlich Durchblick in den Dokumenten-Dschungel. Lästiges Suchen hat ein Ende – finde sofort alle zu einem Geschäftsvorgang gehörenden Dokumente. So bleibst du stets auf dem aktuellen Stand und behältst den Überblick über alle Abläufe und Projekte in deinem Unternehmen. Diese Transparenz ermöglicht es dir, aktiv zu agieren und zeitnah zu reagieren – und deine Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass alle Dokumente in digitaler Form vorliegen und ohne Medienbruch verfügbar sind. Es stellt sicher, dass berechtigte Personen – und nur diese – sofort darauf zugreifen können. Dies ermöglicht einen schnellen und reibungslosen Informationsfluss und den Aufbau effizienter Prozesse. Deine Mitarbeiter können produktiv agieren – auch im Team. Statt Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verschwenden, können sie sich endlich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Eure Kunden werden es euch danken!

Ein DMS erfasst Dokumente automatisiert und archiviert sie systematisch und revisionssicher. Leistungsfähige Schrifterkennungsverfahren (OCR) machen die digitalisierten Dokumente direkt durchsuchbar. So ersetzt ein DMS nicht nur das Papier durch digitale Daten. Vielmehr verwandelt es alle in deinem Unternehmen anfallenden Dokumente in wertvolle Informationen, die jederzeit auf Knopfdruck verfügbar sind. Durch replizierende Datenhaltung auf externen Datenträgern kann das DMS diese wertvollen Informationen sogar vor Katastrophen schützen.

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Seit 2017 setzt das Finanzamt den ordnungsgemäßen Umgang mit digitalen Belegen nach der GoBD voraus. Liegen in deinem Unternehmen alle Dokumente, Rechnungen, Aufzeichnungen, Unterlagen in elektronischer Form vor? Weißt Du auch wo?

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) wappnet deinen Betrieb für die nächste Steuerprüfung.

Seit dem Wegfall der digitalen Signatur werden immer mehr originäre, elektronische und digitalisierte Dokumente erstellt, verschickt und empfangen – und oft irgendwo als PDF oder E-Mail gespeichert. Wenn jedoch steuerlich relevante Dokumente nicht auffindbar sind, sind Probleme bei der Betriebsprüfung vorprogrammiert. Mit einem elektronischen DMS verhinderst Du das. Es stellt sicher, dass dein Unternehmen gesetzliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten wie die GoBD erfüllt. Dazu zählt die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit elektronisch abgelegter Dokumente.

Ein elektronisches DMS hilft dir, wirksame Sicherheitsstrukturen für die Dokumente in deinem Unternehmen einzurichten, sowie den Zugang zu sensiblen Informationen zu kontrollieren und effizient zu steuern. Eine rollenbasierte Zugriffsregelung soft dafür, dass nur Mitarbeiter sensible geschäftliche Dokumente lesen, bearbeiten oder exportieren können, die auch die dafür erforderlichen Benutzerrechte haben. Verschlüsselte SSL/HTTPS-Verbindungen schützen die Daten beim Zugriff von extern.

Dank der zentralen Datenhaltung eines Dokumentenmanagementsystems können die gesicherten Informationen inklusive Indexierungskriterien und Datenbanken leicht repliziert und zusätzlich außerhalb des Unternehmens gespeichert werden. So lassen sich Ausfallzeiten nach Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser vermeiden oder minimieren. Noch sicherer sind DMS-SAAS (Software as a Service) – Angebote, bei denen die Daten in hochsicheren Rechenzentren liegen.

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Immer mehr Gesetze und Vorgabe, schnellere Produktlebenszyklen, starker Wettbewerb und steigende Komplexität der IT-Anwendungen machen es schwer, den organisatorischen Überblick zu behalten und die beste Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Zwar sind in vielen Fällen die Dokumente bereits irgendwie und irgendwo digital erfasst oder vorhanden, dennoch haben Manager nicht selten das ungute Gefühl, sie könnten etwas besser, anders, effizienter gestalten.

Ich habe das Gefühl, dass ….

… unsere Prozesse unklar und nicht optimal sind.

… wir auf Kundenanfragen schneller reagieren müssten.

… wir den gesetzlichen Bestimmungen nicht gerecht werden.

… wir oft wichtige Dokumente nicht finden oder erst nach langem Suchen.

… unsere Daten nicht wirklich sicher sind.

… unsere Kollegen besser kooperieren könnten.

… nicht immer klar ist, wozu manche Abläufe gut sind und ob sie gut sind.

… unser Dokumenten-Handling zu teuer ist.

… unklar ist, wer genau zuständig ist.

• Bestandsaufnahme
  Um zu erfahren, in welchem Zustand sich eure Dokumentensituation befindet, ist der erste Schritt eine umfassende Bestandsaufnahme. Unsere Experten kommen zu euch ins Haus und führen ausführliche Interviews mit den Abteilungsleitern und Key-Usern der Fachabteilungen. Du erhältst so Aufschluss, wie dein Unternehmen organisiert ist, was gut funktioniert, aber auch wo Hindernisse im Workflow auftreten, die Zeit und Geld kosten.
• Auswertung und Konzeption
  Auf Basis der erhobenen Daten erarbeiten unsere Experten eine optimale Dokumenten- und Workflow-Struktur für dein Unternehmen, in die alle beteiligten Abteilungen eingebunden sind. Daraufhin entwickeln wir automatisierte Prozesse, die auf eure individuellen Anforderungen abgestimmt sind und die aufgedeckten Hindernisse im Arbeitsablauf beseitigen. Wir setzen hierbei modernste DMS-Tools und Hardware-Lösungen ein, die sich bereits vielfach in der Praxis bewährt haben.
• Installation und Implementierung
  Ist die Entscheidung für eine Lösung gefallen, installieren wir die nötige Hard- und Software und binden sie reibungslos in eure bestehende IT-Infrastruktur ein. Anschließend erfolgt die Implementierung der gemeinsam festgelegten Workflow-Prozesse in allen betroffenen Abteilungen. In Mitarbeiterschulungen stellen wir die neuen Abläufe und die Arbeitsweise vor. So ist von Anfang an der Mehrwert der neuen Dokumentenmanagementsystem-Lösung für alle spürbar.

Durch reibungslose Workflows und ein automatisiertes Dokumenten-Management profitieren alle Mitarbeiter eines Unternehmens von einem DMS.

• Geschäftsführung
  Du behältst stets den Überblick über alle Abläufe und Projekte in deinem Unternehmen. Alle Informationen und Dokumente befinden sich an einem zentralen Ort. Durch die erhöhte Transparenz eurer Vorgänge bist Du in der Lage, aktiv auf aktuelle Situationen zu reagieren und zeitlich Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern

• Qualitätsmanagement
  Verfahrensanweisungen, Projekthandbücher und Funktionsbeschreibungen werden in der Dokumenten-Management-Lösungen optimal strukturiert abgelegt und wiedergefunden. Darüber hinaus unterstützt euch unser DMS während des gesamten Lebenszyklus eurer Dokumente; angefangen bei der Erstellung, Veröffentlichung und Versionierung, bis hin zur rechts- und revisionssicheren Archivierung
• Personalwesen
  Durch die Digitalisierung eurer Personaldokumente und -abläufe habt ihr jederzeit schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Egal ob Bewerbungsunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen – ihr behaltet den Überblick. Elektronische Workflows unterstützen euch bei der Bearbeitung von Dokumenten und eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe stellt sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf ihre Personalunterlagen haben.
• Buchhaltung
  Das zentrale Dokumentenarchiv garantiert jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen befinden sich immer dort, wo sie hingehören. Der Rechnungseingangsworkflow unterstützt euch bei der Erfassung, Prüfung und Freigabe Ihrer Rechnungen. Virtuelle Stempel ermöglichen euch und den Prozessbeteiligten eine schnelle und reibungslose Kommunikation.
• Einkauf
  Ihr habt den Überblick über eure gesamte Einkaufskommunikation. Jeglicher Beleg, von der Anfrage über Bestellung und Lieferschein bis hin zur Rechnung, ist dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Ihr könnt somit jeden einzelnen Schritt nachvollziehen. Auf Rückfragen eurer Lieferanten könnt ihr schneller reagieren und somit die Abwicklung beschleunigen.
• Vertrieb
  Auf einen Blick erhaltet ihr alle Informationen zu euren Verkaufsvorgängen – angefangen beim Erstkontakt bis zur Auslieferung. Durch den Einsatz von mobilen Endgeräten habt ihr darüber hinaus die Möglichkeit, auch von unterwegs auf eure Daten zuzugreifen. Eure wichtigsten Unterlagen habt ihr somit jederzeit griffbereit.
• IT/EDV
  Moderne Dokumenten-Management-Lösungen lassen sich in eure bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Eine logische und einfache Benutzer- und Dokumentenverwaltung erleichtert euch dabei die Administration. Als zentrales System für alle Unternehmensinformationen und -dokumente unterstützt es euch dabei Insellösungen abzuschaffen. Euer administrativer Aufwand verringert sich und ihr erhöht die Ausfallsicherheit.

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Euregio Immobilien Thorsten Deitel.

Bei Euregio Immobilien gehen täglich viele Dokumente von externen Parteien ein. Um die Prozesse zu beschleunigen, wurde ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt, das den Anforderungen der Immobilienverwaltung gerecht wird.

Dokumente spielen in der täglichen Arbeit der Euregio Immobilien eine wichtige Rolle. Aufgrund der Vielzahl an Dokumenten, die täglich in der Hausverwaltung anfallen, war es wichtig, alle Dokumente zentral und digital abzulegen. Die große Herausforderung bestand darin, die eigene Ordnerstruktur über alle Objekte hinweg von Anfang an nachhaltig aufzubauen. Es sollte vermieden werden, dass später größere Änderungen vorgenommen werden müssen.

Dabei spielten viele Punkte eine große Rolle. Was darf welcher Mitarbeiter sehen und bearbeiten? Wie kann die jährliche Belegprüfung der Eigentümer einfach und strukturiert ablaufen?

Durch die kostenlose Testphase von Docbox® konnte bereits im Vorfeld einiges ausprobiert werden. So war schnell klar, dass der Einsatz des DMS an die individuellen Bedürfnisse der Hausverwaltung angepasst werden kann. Bei Bedarf kann das DMS um weitere Elemente erweitert und somit weiter individualisiert werden.

Bisher wurde bei Euregio Immobilien mit viel Papier gearbeitet. Alle Dokumente wurden in Aktenordnern abgelegt. Der Zugriff der Mitarbeiter war dadurch eingeschränkt. Die Folge waren lange Bearbeitungs- und Reaktionszeiten. Mit der Einführung des DMS kann nun effizienter gearbeitet und kommuniziert werden.

Mit der Einführung von Docbox® hat nun jeder Mitarbeiter direkten Zugriff auf freigegebene Ordner und Ziele. Dokumente sind schneller verfügbar oder können direkt an externe Parteien wie Vertragspartner, Eigentümer und Mieter versendet werden. Reaktions- und Bearbeitungszeiten haben sich deutlich verkürzt. Automatisierte Wiedervorlagen, Stempelungen und viele weitere Funktionen vereinfachen die Bearbeitung der Dokumente und können bei Bedarf paketweise hinzugebucht werden.

Mit der Firma Kleihues Betonbauteile GmbH & Co. KG verbindet uns eine langjährige Geschäftsbeziehung. Mit der abgeschlossenen Installation der passenden Geräte legen wir den Kunden nicht zu den Akten. Der Service für Wartung, Störungsbeseitigung und andere Herausforderungen ist ein wichtiger Faktor einer funktionierenden und leistungsfähigen Technikstruktur.

Kleihues Betonbauteile produziert neben dem Stammwerk in Emsbüren an zwei weiteren Standorten in Bayern und Sachsen-Anhalt. Alle drei Standorte haben wir mit neuen prozessrelevanten Geräten ausgestattet. Der Service für alle Standorte erfolgt zentral über AVERES in Nordhorn, was die Organisation und Abwicklung für unseren Kunden erheblich erleichtert.

Unser Kunde Kleihues Betonbauteile fertigt in erster Linie großformatige und auftragsbezogene Betonfertigteile. Neben der üblichen technischen Büroausstattung gab es bei diesem Projekt besondere Herausforderungen. Häufig müssen großformatige Pläne im A0-Format zur Dokumentation an die Kunden versendet werden. Daher war es wichtig, dass die eingesetzten Plotter leistungsfähig und schnell sind. Wir haben beim Kunden einen technischen Großformatdrucker von HP installiert, der aus dem täglichen Arbeitsablauf nicht mehr wegzudenken ist.

Unser Serviceangebot mit regelmäßiger Wartung sorgt dafür, dass es zu keinen Arbeitsverzögerungen durch nicht funktionierende Geräte kommt.

Effizienteres Arbeiten, einfaches Auffinden von Auftragsdaten und Konzentration auf die wichtigen Aufgaben – das waren die Wünsche von Küche und Mehr an ihr neues Dokumentenmanagementsystem (DMS). Mit dem DMS wurden alle Informationen digitalisiert und sind nun auf einen Blick verfügbar. Das spart Zeit und ermöglicht es, sich wieder auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren.

Als Spezialist für Küchen-, Bad- und Wohnmöbel besteht ein Angebot der Ihre Küche und Mehr GmbH meist aus hunderten von Einzelprodukten mit unterschiedlichen Artikelnummern. Diese wurden bisher in Ordnern abgeheftet und aufbewahrt. Im Servicefall war es für die Mitarbeiter schwierig, ad hoc Informationen zu den einzelnen Produkten zu finden. Weder für den Kunden noch für das Team war es befriedigend, in solchen Situationen mehrere Ordner durchsuchen zu müssen. Auch der Zeitaufwand war immer ein wichtiges Thema. Der Wunsch war, Informationen schneller und digital zur Verfügung zu haben.

Auch die Lieferüberwachung war eine Herausforderung. Das Zusammentragen von Einzelinformationen wie Liefertermin, welche Produkte von welchem Lieferanten bereits eingetroffen sind etc. war manuell nur sehr zeitaufwendig zu bewerkstelligen. Ideal wäre hier ein Produkt, das Kundendokumente wie Auftragsbestätigung oder Lieferschein zusammenstellt und in einem Ordner ablegt. Im weiteren Prozess sollten dann auch Benachrichtigungen über Liefertermine und fehlende Artikel ausgegeben werden.

Mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem DOCBOX® kann das Team von Ihre Küche und Mehr jetzt viel schneller auf Auftrags- und Kundeninformationen zugreifen. Dank der Suchfunktion, mit der nach eindeutigen Parametern wie der Kundennummer gefiltert werden kann, stehen alle benötigten Informationen schnell zur Verfügung. So sind beispielsweise Auftragsbestätigungen mit Lieferterminen auf einen Blick ersichtlich. Das erspart im Arbeitsalltag viel unnötige Arbeit. Die Mitarbeiter können sich mehr auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und arbeiten effektiver.

Der Wunsch nach einer automatisierten Lieferüberwachung konnte bisher noch nicht realisiert werden, da Automatisierung und Benachrichtigung noch nicht mit dem Programm kompatibel sind. Hier stehen wir weiterhin in engem Austausch mit dem Kunden und dem Softwarehersteller, um dem Kunden in Zukunft eine Lösung für diese Herausforderung anbieten zu können.

Für den neuen Firmensitz von Beton- und Monierbau wurde ein durchdachtes, harmonisches Gesamtkonzept geschaffen, das die Wünsche und Bedürfnisse der Belegschaft erfüllt. Im Zusammenspiel von Kunde und den Innenarchitekten entstanden Ideen, die weit über die ursprünglichen Anforderungen hinaus gehen.

Beim Bau der Firmenzentrale von Beton- und Monierbau in Nordhorn-Klausheide stand nicht nur die Architektur im Fokus, sondern auch die zukünftige Büroeinrichtung. Eine Ausschreibung sah vor, den schmucken Neubau mit weißen Tischen und Schränken auszustatten. Schon im ersten Gespräch mit der Geschäftsführung von Beton- und Monierbau zeigte sich, dass die ursprüngliche Ausschreibung nicht den Wunsch nach einer warmen, holzbetonten Arbeitswelt widerspiegelte. Eine erste Probeplanung der Innenarchitektin legte den Grundstein für eine Zusammenarbeit, die sich bewusst von den ursprünglichen Vorgaben entfernte. Gemeinsam entwickelten die Beteiligten ein ganzheitliches Raumkonzept, das die Unternehmenskultur widerspiegelt. Elemente wie Möbel, Bodenbeläge, Pflanzen und Akustiklösungen wurden optimal aufeinander abgestimmt. Das Ergebnis ist ein harmonisches Bürodesign, das Funktionalität und Ästhetik perfekt vereint und ein inspirierendes Arbeitsumfeld schafft.

Das neue Konzept spiegelt sich in jedem Winkel des neuen Verwaltungstraktes wider. Der aufwendig gestaltete Eingangsbereich und die lichtdurchflutete, zweigeschossige Empfangslobby mit dem großen Firmenlogo aus Rentierflechten schaffen bereits beim Betreten des Gebäudes eine eindrucksvolle Atmosphäre. Ein kleiner Konferenzraum im zweiten Obergeschoss gibt den Blick auf die darunter liegende Lobby frei. Der große Konferenzraum passt sich durch eine Trennwand und mobilem Mobiliar den Bedürfnissen seiner Nutzer an. Einzel- und Gruppenbüros in einheitlichem Design verteilen sich über zwei Geschosse. Zwischen den Büros befinden sich immer wieder offene und geschlossene Besprechungszonen für den schnellen Austausch. Die kleine Bibliothek mit Loungebereich im ersten Obergeschoss sorgt für gemütliche Auszeiten. Praktische Archive bieten viel Platz für wichtige Unterlagen. In den Pausen treffen sich die Mitarbeiter in der großzügigen Kantine. Optisches Highlight ist hier neben der modernen und komfortablen Möblierung der vier Meter lange Tisch aus einem Baumstamm.

Ein Unternehmen der Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechts- und Unternehmensberatung wird oft als sehr klassisch wahrgenommen. Die Gestaltung der Räumlichkeiten unterscheidet sich daher stark von der eines Technologieunternehmens. Bei der Gestaltung der Arbeitswelt der Grafschaft-Beratung ist der Spagat zwischen klassischem und modernem-farbenfrohem Design gelungen.

Bei der Planung der neuen Büroräume der Grafschaft-Beratung war schnell klar, dass mit den Vorstellungen von traditionellen Steuerberaterbüros gebrochen werden sollte. Statt starrem Design entstanden innovative Arbeitswelten mit Wohlfühlatmosphäre. Die Farb- und Materialwahl mit ihren dezenten Akzenten orientiert sich an den Bildwelten. So wurden alle Besprechungsräume nach unterschiedlichen Themen gestaltet.

Neben der Ästhetik wurde auch großer Wert auf die Funktionalität der Räume gelegt. Verschiedene diskrete Rückzugsmöglichkeiten bieten den Mitarbeitern ausreichend Raum für konzentriertes und ruhiges Arbeiten. Gleichzeitig wurde aber auch gezielt darauf geachtet, offene Bereiche zu schaffen, die zum Austausch und zur Interaktion zwischen den Mitarbeitern einladen. Als Highlight ist hier die hauseigene Bibliothek mit Loungebereich zu nennen.

Die neuen Räumlichkeiten der Lebenshilfe am Stadtring 43 bestechen durch ihren wohnlichen und aufgeräumten Charakter. Das stimmige Konzept wirkt einladend auf Besucher und Mitarbeiter. Die ergonomische Ausstattung sorgt für angenehmes Arbeiten.

Die neuen Räumlichkeiten der Lebenshilfe Nordhorn am Stadtring zeichnen sich durch Helligkeit, ergonomische Ausstattung und unterschiedliche Arbeitsbereiche aus. Stauraummöglichkeiten gliedern den Raum, Stoffe und Holz sorgen für Behaglichkeit und ein Besprechungsraum mit Whiteboard wird für kleinere Teambesprechungen genutzt.

Highlights sind der Meetingpoint mit Stauräumen, die elektromotorisch höhenverstellbaren Doppelarbeitsplätze und der freundliche Empfangs- und Wartebereich.

Unter einem Dach vereint, sollten die Arbeitsprozesse im Neubau maßgebend sein für die Einrichtung der Arbeitsflächen. Aus den Vorgaben entstanden ist ein stimmiges Raum- und Designkonzept, das ergonomische Vorteile für alle Mitarbeiter bietet.

In der neuen Firmenzentrale in Nordhorn Klausheide gehen alle „Vrielmänner und Vrielfrauen“ gemeinsam an die Arbeit. Gab es früher mehrere Standorte, ist es für das Unternehmen eine große Erleichterung, alle an einem Ort zu haben. So war es Vrielmann auch bei diesem Projekt wichtig, Prozesse und Arbeitswege zu priorisieren. Die Raumstrukturen orientieren sich an den Prozessen und auch die Vorplanung der Lichtinstallationen trägt zu einer optimalen Planung der Arbeitswege und -prozesse bei.

Bei der Planung und Umsetzung der Anforderungen und Wünsche des Vrielmann-Teams wurde ein stimmiges Konzept für alle Mitarbeiter geschaffen. Neben einer optimal auf die Arbeitsabläufe und -wege abgestimmten Raumgestaltung wurden auch andere Wünsche berücksichtigt. Die Bürofläche mit ihrem harmonischen Design ist offen gestaltet und bietet Platz für alle Mitarbeiter. Optische Highlights sind die individuell gestalteten Akustiklösungen. Gedeckte Farben und leichtes Mobiliar sorgen für Weite und Helligkeit in allen Räumen. Dass bei der Einrichtung des neuen Bürotraktes nicht nur an die „typischen“ Büroarbeiter gedacht wurde, zeigt der neue, großzügige Aufenthaltsraum mit Küche und die Platzierung ergonomischer Arbeitsplätze auch in den Produktionshallen.