Nachhaltigkeit im Büro wird für immer mehr Unternehmen zu einem wichtigen Thema. Ein nachhaltiges Büro sorgt nicht nur für einen besseren ökologischen Fußabdruck, sondern auch für mehr Energie und zufriedenere Mitarbeiter. Neben dem Unternehmen selbst kann auch jeder einzelne Mitarbeiter zu einem nachhaltigen und umweltfreundlichen Arbeitsplatz beitragen. Denn nachhaltiges Arbeiten im Büro bedeutet auch, gewohnte Abläufe zu überdenken und das tägliche Handeln zu optimieren. Als „Grünstes Unternehmen der Grafschaft“ teilen wir in diesem Beitrag unsere Erfahrungen für mehr Nachhaltigkeit im Arbeitsalltag.

Ein nachhaltiger Arbeitsplatz beginnt oft mit einer effizienten Raumnutzung. Durch die flexible Nutzung von Büroräumen können Ressourcen geschont und der Flächenbedarf reduziert werden.

In Zeiten von New Work sind feste Arbeitsplätze für alle Mitarbeiter oft obsolet. Shared-Desk-Konzepte, bei denen sich mehrere Mitarbeiter einen Arbeitsplatz teilen, minimieren den Leerstand in Büros und optimieren die Raumnutzung.

Auch der ökologische Fußabdruck kann durch Coworking Spaces minimiert werden. So können ungenutzte Flächen geteilt und vorhandene Ressourcen gemeinsam genutzt werden. Neben den Kostenvorteilen tragen Coworking Spaces auch zu einer offenen und kooperativen Arbeitsweise bei. Dies wiederum kann die Kreativität und den Austausch der Mitarbeiter fördern. Flexible und leicht zugängliche Workspaces bieten somit Vorteile sowohl für Unternehmen als auch für Coworker.

Nachhaltige und qualitativ hochwertige Möbel zeichnen sich nicht nur durch eine lange Lebensdauer aus, sondern werden auch umweltschonend hergestellt. Die Verwendung robuster Materialien und deren sorgfältige Verarbeitung verlängert die Lebensdauer der Möbel. Eine längere Lebensdauer trägt dazu bei, Ressourcen zu schonen und weniger Abfall zu produzieren. Die Möbel können leichter repariert werden, was ihre Lebensdauer weiter erhöht. Durch den Einsatz umweltschonender Produktionsverfahren wird der Ausstoß von Schadstoffen minimiert. Dazu gehört beispielsweise die Verwendung von lösungsmittelfreien Farben, Lacken und Klebstoffen. Auch werden natürliche Materialien wie Holz aus nachhaltiger Forstwirtschaft oder Recyclingmaterial verwendet.

Wer hat sich nicht schon einmal gefragt, warum ein Spaziergang im Grünen so erfrischend ist? Biophiles Design bringt genau dieses Gefühl in unsere Lebens- und Arbeitsräume. Dabei werden Elemente der Natur- wie Pflanzen, Licht, Wasser oder natürliche Materialien- direkt in die Raumgestaltung integriert. Der Effekt? Eine spürbare Verbesserung der Atmosphäre und des Wohlbefindens. Studien zeigen, dass Büros mit Pflanzen, Tageslicht oder Blick ins Freie nicht nur Stress abbauen, sondern auch die Produktivität steigern. Pflanzen reinigen die Luft, verbessern das Raumklima und senken den Lärmpegel- ideal für Großraumbüros. Und ganz nebenbei fördern sie die Kreativität. Auch indirekte Bezüge zur Natur sind möglich, zum Beispiel in Form von textilen Bodenbelägen, die an Meereswellen oder einen belaubten Waldboden erinnern. Schon ein bisschen Grün macht den Arbeitsalltag nachhaltiger und angenehmer.

Häufig sind die Außenanlagen von Betrieben gepflastert oder mit pflegeleichtem Rasen versehen. Eine nachhaltige Alternative sind Beete mit insektenfreundlichen Stauden oder Wildblumen. Durch die Auswahl heimischer, nektarreicher Pflanzen kann der Betrieb so gestalten werden, dass Bienen und Schmetterlinge Lebensraum und Nahrung finden. Neben einem farbenfrohen und individuellen Erscheinungsbild leisten diese Beete auch einen aktiven Beitrag zur Förderung der Artenvielfalt und Biodiversität und unterstützen das ökologische Gleichgewicht. Und wer würde nicht gerne seine Mittagspause umgeben umringt von duftenden Blumen verbringen? Vielleicht ist auf dem Firmengelände sogar Platz, für eine eigene kleine Streuobstwiese.

Auch für Unternehmen ohne weitläufiges Firmengelände gibt es Möglichkeiten zur grünen Außengestaltung. Begrünte Fassaden und Dächer sehen nicht nur gut aus, sie isolieren auch die dahinter liegenden Büroräume, verbessern die Luftqualität und regulieren die Temperatur. Mit geeigneten Blühpflanzen kann sogar eine Bienenweide auf dem Dach entstehen.

Photovoltaikanlagen können eine zusätzliche Lösung für grüne Technologie sein. Sonnenenergie kann genutzt werden, um den Strombedarf des Unternehmens zu decken. Der Solarstrom kann auch zum Aufladen von Elektroautos verwendet werden. Elektroautos stoßen keine schädlichen Emissionen aus und helfen, die Luft sauber zu halten. Sie sind eine gute Alternative zu Verbrennungsmotoren und können in den Fuhrpark integriert werden. Die Autos können direkt vor Ort aufgeladen werden und bieten den Mitarbeitern so eine effiziente und nachhaltige Art des Autofahrens.

Umweltfreundliches Handeln kann aber auch mit kleinen Schritten im eigenen Unternehmen beginnen. Statt Dokumente, Rechnungen oder Verträge ständig auszudrucken, können diese ausschließlich digital erstellt, bearbeitet und versendet werden. So werden unnötige Ausdrucke und Papierverschwendung vermieden. Wenn etwas unbedingt ausgedruckt werden muss, kann das Papier beidseitig bedruckt oder Recyclingpapier verwendet werden. Eine weitere Maßnahme, die regelmäßig durchgeführt werden sollte, ist das Löschen alter und irrelevanter E-Mails. Durch das Löschen wird Speicherplatz auf den Servern gespart, was wiederum den Energieverbrauch senkt.

Auch in der digitalen Welt kann Energie gespart werden. So sollte man darauf achten, den Computer immer auszuschalten und nicht im Standby-Modus zu lassen. Das gilt natürlich auch für alle anderen Geräte die ihr in eurem Betrieb benutzt. Alles was ihr nicht braucht sollte immer ausgeschaltet sein. Wenn euer Unternehmen trotzdem einen relativ hohen Verbrauch hat, könnt ihr im nächsten Schritt über Geräte nachdenken, die mit Strom aus erneuerbaren Energien betrieben werden.

Die richtige Lichtquelle ist nicht nur entscheidend für konzentriertes Arbeiten, sondern kann sich auch nachhaltig auf den Betrieb auswirken. Große Fensterflächen maximieren die Nutzung des Tageslichts und reduzieren den Bedarf an künstlicher Beleuchtung. Versucht, die Schreibtische so nah wie möglich an den Fenstern aufzustellen, um das Tageslicht optimal zu nutzen. Zusätzliche künstliche Beleuchtung kann aus LED-Lampen bestehen, die energiesparender sind als herkömmliche Glühbirnen. In Räumen, in denen sich nicht viele Menschen aufhalten, können zusätzlich Bewegungsmelder installiert werden. Diese schalten das Licht nur dann ein, wenn jemand hereinkommt. Über den Schreibtischen können Lampen angebracht werden, die sich der Tageszeit anpassen oder sich automatisch dimmen, um weniger Strom zu verbrauchen.

Nachhaltigkeit kann nicht nur im Arbeitsumfeld umgesetzt werden, auch beim Essen und Trinken können Maßnahmen ergriffen werden. Gesunde Snacks wie Obst, Nüsse oder wie bei uns das tägliche Müsli können zu einer ausgewogenen Ernährung beitragen. Dies kann die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbessern. Um weiteren Plastikmüll zu vermeiden, sollten Einwegverpackungen vermieden und stattdessen Mehrwegverpackungen zur Verfügung gestellt werden. Anstelle von Plastikflaschen können Wasserkaraffen und wiederverwendbare Glasflaschen zur Verfügung gestellt werden. Ein Wasserhahn, der gekühltes Leitungswasser, Sprudelwasser oder kochendes Wasser liefert, ist eine umweltfreundliche und kostengünstige Alternative zu abgefülltem Wasser.

Neben den nachhaltigen und umweltbewussten Maßnahmen, die wir bereits in unserem Unternehmen umsetzen, engagiert sich AVERES auch sozial. Wir möchten für die Gesellschaft, in der wir leben, nicht nur einen wirtschaftlichen, sondern auch einen sozialen Wert schaffen. Deshalb engagieren wir uns seit jeher für Menschen und Projekte, die uns am Herzen liegen. Aus diesem Grund spenden wir immer 50% der Bereitstellungspauschale für unsere Drucker und Kopierer an gemeinnützige Organisationen und Vereine in der Region. In diesem Rahmen konnten wir beispielsweise die Vorschulgruppe der Kita Farbklecks mit agilen Möbeln ausstatten, dem Mehrgenerationenhaus Senfkorn in Emlichheim eine Spende in Höhe von 2.500€ überreichen oder die Minikicker des SV Vorwärts Nordhorn mit neuen Trikots ausrüsten.

Nachhaltiges Arbeiten ist also keine Frage von „alles oder nichts“. Kleine Veränderungen im Arbeitsalltag reichen aus, um nachhaltiger zu arbeiten. Als grünstes Unternehmen der Grafschaft leben wir diese Ideen täglich und versuchen so, den Planeten grüner zu machen und genau dazu laden wir euch ein. Geht mit uns diesen Weg und macht die Welt ein bisschen grüner!

Agiles Arbeiten ist ein New-Work-Konzept, das Unternehmen dabei unterstützt, in einem dynamischen Umfeld mit komplexen Anforderungen wettbewerbsfähig zu bleiben. Wie agiles Arbeiten funktioniert und wie du ein agiles, nutzerzentriertes Bürokonzept einführst, erfährst du hier.

Es gibt kaum Branchen und Unternehmen, die den Wandel der Arbeit nicht längst spüren. Jetzt kommt es darauf an, flexibel, handlungsfähig und produktiv zu sein und zu bleiben. Starre Projektplanungen in klassischen, hierarchischen Unternehmensstrukturen sind hier im Nachteil. Ein agiles Unternehmen hingegen begreift den Wandel als Konstante und kann sich effektiv an schnell verändernde Umstände anpassen. Es fördert die Selbstorganisation in kleinen, interdisziplinären Teams, damit kurzfristig auf unvorhergesehene Ereignisse reagiert werden kann. Dafür müssen alte Strukturen und Arbeitsweisen aufgebrochen und eine neue Unternehmenskultur geschaffen werden.

Um agil zu arbeiten, ist es zunächst wichtig, ein Verständnis dafür zu schaffen, wie agiles Arbeiten nachhaltig im Unternehmen eingeführt werden kann. Die Prinzipien des agilen Arbeitens bilden den Rahmen für eine gelungene Umsetzung:

• Agile Teams arbeiten häufig interdisziplinär, ortsunabhängig und selbstorganisiert. Führungskräfte unterstützen die Entscheidungsfindung im Team.
• Mit Sprints werden Projekte in kleine Schritte und Zeitpläne unterteilt, damit komplexe Projekte überschaubar für alle Teammitglieder sind. Der Fokus der Arbeit liegt auf den Ergebnissen.
• Ein offenes Mindset der Mitarbeiter mit Bereitschaft zu Veränderungen und eine entsprechende Unternehmenskultur sind Voraussetzungen für erfolgreiches agiles Arbeiten.

Für die praktische Umsetzung des agiler Arbeitsweisen gibt es verschiedene methodische Ansätze. Bevor man sie im Unternehmen einsetzt, bedarf es einer situativen Analyse und einem kontinuierlichen Streben nach Verbesserung. Die häufigsten agilen Methoden sind:

• Scrum ist ein ergebnisorientiertes Projektmanagement-Framework für kleine, selbstorganisierte Teams, das Anforderungen in kurze Sprints mit regelmäßigen Feedbackschleifen unterteilt. So wird schnell und flexibel auf Probleme reagiert.
• Objectives and Key Results (OKRs) definieren ebenübergreifende Ziele, die von den Teams eigenverantwortlich umgesetzt und anhand quantitativer Kennzahlen kontrolliert werden.
• Beim Design Thinking geht es darum, Aufgabenstellungen kreativ und nutzerzentriert zu lösen. Die Bedürfnisse der Nutzer stehen dabei im Zentrum. Dieser Ansatz spielt auch bei innovativen Raumkonzepten eine Rolle.

Agiles Arbeiten erforder flexible Räume, die sich den Bedürfnissen der Nutzer anpassen. So wird die Produktivität des Teams gesteigert und Kreativität, sowie Innovation gefördert. So verbessert sich auch die langfristige Bindung von Mitarbeitern. 

Die Einrichtung innovativer Arbeitswelten geht jedoch weit über die reine Raumgestaltung hinaus. Moderne Bürokonzepte bestehen aus offenen Flächen für die Zusammenarbeit, flexiblen Büros und Rückzugsorten für konzentriertes Arbeiten und diskrete Meetings. Sie lassen sich flexibel an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anpassen, vielfältig nutzen und umgestalten. Auch ungezwungene Treffpunkte wie eine Kaffeeecke oder ein Loungebereich sind wichtige Orte um in entspannter Atmosphäre in den Austausch zu gehen. Technische Lösungen, die auch eine standortübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen, spielen bei der agilen Büroplanung eine zentrale Rolle.

Die Schaffung einer agilen Arbeitsumgebung erfordert eine gute Planung. Schließlich soll das neue Büro nicht nur gut aussehen, sondern auch gut funktionieren. Die optimale Nutzung vorhandener Flächen ist neben der Erfüllung der Bedürfnisse der Mitarbeiter eins der Hauptziele einer guten Büroplanung. In einem Workshop, idealerweise mit Mitarbeiterbeteiligung, werden die Anforderungen und Herausforderungen analysiert:

• Welche Bereiche werden am meisten genutzt?
• Wie ist die Raumaufteilung der aktuellen Bürofläche und was kann ggf. baulich verändert werden?
• Wie viele Arbeitsplätze werden täglich genutzt?
• Welche Wege und Raumaufteilungen sind sinnvoll?
• Wie können Ressourcen am effizientesten genutzt werden?
• Welche Bedürfnisse und Anforderungen haben die Mitarbeiter?

Sind alle Fragen geklärt, entwickeln unsere Innenarchitekten ein individuelles Konzept. Dabei schöpfen wir aus einem reichen Repertoire an Gestaltungsmöglichkeiten: Haptik, Farben, Ergonomie, Pflanzen, Akustik und Beleuchtung. So schaffen wir ein optimales Bürokonzept für agiles Arbeiten.

Agiles Arbeiten erfordert nicht nur eine Veränderung der Arbeitsmethoden und Unternehmensstrukturen, sondern auch der räumlichen Umgebung. Deshalb unterstützt ein modernes Bürokonzept, das auf Flexibilität und Zusammenarbeit ausgelegt ist,  das agiles Arbeiten entscheidend. Die Produktivität sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt. Agil gestaltete Büroräume bieten den nötigen Freiraum für Kreativität und Innovation.

Durch eine auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmte Büroplanung, kann ein agiles Arbeitsumfeld geschaffen werden, das die Unternehmensziele unterstützt und die Wettbewerbsfähigkeit fördert. Eine flexible, nutzerzentrierte Gestaltung und die Integration technischer Lösungen bilden die Basis für eine zukunftsfähige Arbeitswelt.

Wir begleiten dich bei der Transformation zur agilen Arbeitswelt – von der ersten Idee bis zur Umsetzung.

Graphische Betriebe Kip

Graphische Betriebe Kip

Um einen alten Besprechungsraum der Graphischen Betriebe Kip aus seinem Dornröschenschlaf zu erwecken, wurde er neu gestaltet und technisch auf den neuesten Stand gebracht.

Einem alten Konferenzraum in der Verwaltung der Graphischen Betriebe Kip, der zwischenzeitlich auch als Büro genutzt wurde, haben wir neues Leben eingehaucht. Ziel war es, den Raum ins digitale Zeitalter zu überführen. Bei der Umsetzung spielten Nachhaltigkeit und Funktionalität eine wichtige Rolle. Der Auftraggeber wünschte, vorhandenes Mobiliar, wie die Massivholztische, weiter zu nutzen und durch neue, funktionale Möbel zu ergänzen.

Bei der Bestuhlung war es wichtig, dass sowohl stapelbare Stühle für größere Schulungen als auch bequeme Bürostühle mit Rollen für längere Besprechungen zur Verfügung stehen. Dank der AVERES vor-Ort Beratung konnten verschiedene Modelle getestet werden. Der bunte Farbmix verleiht dem Raum ein modernes und frisches Aussehen. Von Anfang an wurden auch weitere Themen wie die richtige Akustik und eine neue Raumaufteilung die Planung mit einbezogen.

Neben dem neuem Mobiliar sollte der neue Konferenzraum auch mit neuer Soft- und Hardware ins digitale Zeitalter geführt werden. Hier betraten die Graphischen Betriebe Kip Neuland. Mit einer kompetenten und zielgerichteten Beratung wurde ein passendes Konzept erstellt. die neue Videokonferenztechnik erleichtert die Kommunikation mit der Außenstelle und verschiedenen Dienstleistern.

Im kommenden Jahr sollen mithilfe der neuen Technik auch interne Schulungen und Sicherheitsunterweisungen mit größeren Gruppen durchgeführt werden.

Für die Gestaltung ihrer Büroräume suchte die Firma coptec aus Nordhorn einen regionalen Partner, der sie von der Beratung bis zum fertigen Büro begleitet. Im Zusammenspiel von Kunde, Designer und Technikern enstand ein Gesamtkonzept, das durch modernste Technik und blaue Akzente besticht.

Für das Projekt coptec stand die komplette Ausstattung der Büroflächen im Fokus. Von elektrisch höhenverstellbaren Schreibtischen und ergonomischen Bürostühlen über praktische Containerschränke und stilvolle Akustikelemente bis hin zur Tisch und Stühlen für die Konferenzräume. Auch eine Silentbox und hochwertige Videokonferenztechnik wurden integriert, um den Arbeitsalltag effizienter und angenehmer zu gestalten.

Gezielt gesetzten Farbakzente in verschiedenen Blautönen sind ein optisches Highlight. Diese greifen nicht nur die Corporate Identity des Kunden auf, sondern verleihen den Räumen gleichzeitig eine erfrischende Atmosphäre. Großflächige Bilder schmücken nicht nur die Wände, sondern sorgen auch für eine angenehme Akustik.

Die moderne Videokonferenztechnik ist ein weiterer Baustein des Projekts. Sie ermöglicht unkomplizierte und professionelle Besprechungen, Schulungen, Workshops und natürlich Videokonferenzen. Die Technik wird regelmäßig genutzt und hat sich bereits als unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitsalltags etabliert.

Die Firma coptec suchte für die Gestaltung ihrer Büroräume einen regionalen und zuverlässigen Partner, der mit umfassendem Know-how rund um die verschiedenen Aspekte der Büroeinrichtung punkten konnte. Mit einer auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnittene Beratung wurde ein Konzept für die optimale Ausstattung mit Büromöbeln und Videokonferenztechnik entwickelt. Unser interdisziplinäres Team aus Design- und Digitalexperten visualisierte die angedachten Lösungen und sprach Empfehlungen für die Gestaltung aus. So wurde ein maßgeschneidertes Konzept entworfen und installiert.

Das Team der Rigterink Logistik wächst und die Unternehmenszentrale in Nordhorn wurde für die Mitarbeiter der Verwaltung zu klein. In der ehemaligen Familienvilla wurden attraktive Büroräume geschaffen, die den Wünschen der Mitarbeiter Rechnung tragen.

Aus Alt mach Neu – so lautete die Devise bei diesem Projekt. Viele Jahre lang war die alte Villa auf dem Gelände von Rigterink Logistik der Wohnsitz der Speditionsfamilie. Um mehr Platz für die Mitarbeiter zu schaffen, wurden die Räumlichkeiten zu modernen Büros umgebaut. Obwohl es das erklärte Ziel war, künftig in modernen Büros zu arbeiten, sollte der Charme der alten Villa erhalten bleiben.

In einem AVERES-Workshop wurde gemeinsam mit den Mitarbeitern das Konzept der zukünftigen Arbeitsräume entwickelt. Dabei wurden nicht nur die Bedürfnisse und Anforderungen an den eigenen Arbeitsplatz diskutiert. Es wurden auch so genannte Moodboards erstellt. Daraus entstand ein Farb- und Designkonzept, das sich von dem unterscheidet, was man normalerweise in einem Speditionsunternehmen vorfindet. Natürlichkeit und Farbakzente, die die Atmosphäre der alten Villa aufgreifen, waren der Wunsch des Rigterink-Teams.

So individuell wie die Menschen, die in den Räumen arbeiten werden, so individuell wurde auch auf ihre Bedürfnisse eingegangen. Optisches Highlight der neuen Büros sind die großflächigen Wandbilder, die in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern individuell für jedes Büro ausgewählt wurden. Trotz dieser Individualität ziehen sich die Motive wie ein roter Faden durch die Räume. Neben einer schicken Optik punkten die Bilder auch mit einer guten Akustik. In allen Bildern sind Akustikelemente integriert. Die Farben und Oberflächen in den verschiedenen Räumen sind bewusst nicht überall gleich, um Eintönigkeit zu vermeiden. Sie fügen sich dennoch zu einem stimmigen Gesamtbild im historischen Kontext zusammen. Auflockernde Elemente wie ein gemütliches Sofa im Büro der Geschäftsführung oder spezielle Sitzmöbel im Workshop- und Pausenraum sorgen für eine Wohlfühlatmosphäre. Die baulichen Gegebenheiten der alten Räume wurden dabei stets respektiert.

Im Außendienst benötigen Mitarbeiter immer wieder aktuelle Informationen aus bestimmten Geschäftsunterlagen. Die Nachfrage und Suche danach involviert im Unternehmen häufig weitere Mitarbeiter und bindet wertvolle Ressourcen. Schluss damit! Ein Dokumenten-Management-System stellt Informationen schnell und überall unterwegs zur Verfügung.

Beschleunige das Auffinden und Bearbeiten geschäftswichtiger Unterlagen in Ihrem Unternehmen Ein elektronisches DMS indexiert archivierte Dokumente automatisch. In Kombination mit seiner leistungsfähigen Suchfunktion finden Mitarbeiter sekundenschnell die benötigten Informationen. Die frei gewordenen Ressourcen können für andere, kreative und produktive Aufgaben genutzt werden. Das motiviert Mitarbeiter und sie schaffen mehr in weniger Zeit.

Ein elektronisches DMS ist flexibel. Vertraute papierbasierte Prozesse können Schritt für Schritt angepasst, digitalisiert und automatisiert werden. Deine Mitarbeiter können so nach und nach die Vorteile der digitalen Verarbeitung in ihren Arbeitsabläufen integrieren und die gewohnten Workflows – etwa bei papierbasierten Rechnungslauf – beibehalten. So wird ein Produktivitätseinbruch durch eine abrupte Umstellung vermieden.

Strategiekonzepte, Funktionsskizzen oder auch Präsentationsvorlagen – im Laufe der Zeit bearbeiten oft mehrere Mitarbeiter ein Dokument. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sogt dafür, dass das Original und einzelne bearbeitete Versionen stets verfügbar und klar unterscheidbar sind. Es protokolliert jede vorgenommene Änderung mit Datum, Zeit und Bearbeiterinformationen. da ein DMS alle Daten zentral verwaltet, kann es autorisierten Mitarbeitern auch unterwegs aktuelle Informatinen bereitstellen. Zum Abrufen eignen sich Smartphone oder Tablet. So stellt ein Dokumentenmanagementsystem sicher, dass auch mobile Mitarbeiter effizient agieren, ohne zusätzliche Ressourcen im Unternehmen zu binden.

Weitere Artikel zum Thema Dokumentenmanagementsystem

• Mehr Rechtssicherheit durch Dokumentenmanagementsystem
• Mehr Transparenz durch Dokumentenmanagementsystem
• DMS – weit mehr als digitale Dokumente

Nie zuvor wurden mehr Inhalte erstellt und verteilt. Wohin mit all den Daten? In welcher Form? Oft gleicht das “Dokumentenmanagement” einem undruchdringlichen Dickicht aus undefinierten Prozessen und unklaren Zuständigkeiten. Häufige Meidenbrüche erschweren konsistente Abläufe. Schluss damit!

Ein Dokumenten-Management-System strukturiert eure Informationen und sorgt für den nötigen Durchblick.

Von der Anfrage über die Bestellung und Lieferung bis zur Rechnung: Ein DMS bringt endlich Durchblick in den Dokumenten-Dschungel. Lästiges Suchen hat ein Ende – finde sofort alle zu einem Geschäftsvorgang gehörenden Dokumente. So bleibst du stets auf dem aktuellen Stand und behältst den Überblick über alle Abläufe und Projekte in deinem Unternehmen. Diese Transparenz ermöglicht es dir, aktiv zu agieren und zeitnah zu reagieren – und deine Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass alle Dokumente in digitaler Form vorliegen und ohne Medienbruch verfügbar sind. Es stellt sicher, dass berechtigte Personen – und nur diese – sofort darauf zugreifen können. Dies ermöglicht einen schnellen und reibungslosen Informationsfluss und den Aufbau effizienter Prozesse. Deine Mitarbeiter können produktiv agieren – auch im Team. Statt Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verschwenden, können sie sich endlich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Eure Kunden werden es euch danken!

Ein DMS erfasst Dokumente automatisiert und archiviert sie systematisch und revisionssicher. Leistungsfähige Schrifterkennungsverfahren (OCR) machen die digitalisierten Dokumente direkt durchsuchbar. So ersetzt ein DMS nicht nur das Papier durch digitale Daten. Vielmehr verwandelt es alle in deinem Unternehmen anfallenden Dokumente in wertvolle Informationen, die jederzeit auf Knopfdruck verfügbar sind. Durch replizierende Datenhaltung auf externen Datenträgern kann das DMS diese wertvollen Informationen sogar vor Katastrophen schützen.

Weitere Artikel zum Thema Dokumentenmanagementsystem

• Mehr Rechtssicherheit durch Dokumentenmanagementsystem
• DMS – weit mehr als digitale Dokumente
• Konkurrenzfähiger mit Dokumentenmanagementsystem

Seit 2017 setzt das Finanzamt den ordnungsgemäßen Umgang mit digitalen Belegen nach der GoBD voraus. Liegen in deinem Unternehmen alle Dokumente, Rechnungen, Aufzeichnungen, Unterlagen in elektronischer Form vor? Weißt Du auch wo?

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) wappnet deinen Betrieb für die nächste Steuerprüfung.

Seit dem Wegfall der digitalen Signatur werden immer mehr originäre, elektronische und digitalisierte Dokumente erstellt, verschickt und empfangen – und oft irgendwo als PDF oder E-Mail gespeichert. Wenn jedoch steuerlich relevante Dokumente nicht auffindbar sind, sind Probleme bei der Betriebsprüfung vorprogrammiert. Mit einem elektronischen DMS verhinderst Du das. Es stellt sicher, dass dein Unternehmen gesetzliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten wie die GoBD erfüllt. Dazu zählt die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit elektronisch abgelegter Dokumente.

Ein elektronisches DMS hilft dir, wirksame Sicherheitsstrukturen für die Dokumente in deinem Unternehmen einzurichten, sowie den Zugang zu sensiblen Informationen zu kontrollieren und effizient zu steuern. Eine rollenbasierte Zugriffsregelung soft dafür, dass nur Mitarbeiter sensible geschäftliche Dokumente lesen, bearbeiten oder exportieren können, die auch die dafür erforderlichen Benutzerrechte haben. Verschlüsselte SSL/HTTPS-Verbindungen schützen die Daten beim Zugriff von extern.

Dank der zentralen Datenhaltung eines Dokumentenmanagementsystems können die gesicherten Informationen inklusive Indexierungskriterien und Datenbanken leicht repliziert und zusätzlich außerhalb des Unternehmens gespeichert werden. So lassen sich Ausfallzeiten nach Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser vermeiden oder minimieren. Noch sicherer sind DMS-SAAS (Software as a Service) – Angebote, bei denen die Daten in hochsicheren Rechenzentren liegen.

Weitere Artikel zum Thema Dokumentenmanagementsystem

• DMS – weit mehr als digitale Dokumente
• Mehr Transparenz durch Dokumentenmanagementsystem
• Konkurrenzfähiger mit Dokumentenmanagementsystem

Immer mehr Gesetze und Vorgabe, schnellere Produktlebenszyklen, starker Wettbewerb und steigende Komplexität der IT-Anwendungen machen es schwer, den organisatorischen Überblick zu behalten und die beste Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Zwar sind in vielen Fällen die Dokumente bereits irgendwie und irgendwo digital erfasst oder vorhanden, dennoch haben Manager nicht selten das ungute Gefühl, sie könnten etwas besser, anders, effizienter gestalten.

Ich habe das Gefühl, dass ….

… unsere Prozesse unklar und nicht optimal sind.

… wir auf Kundenanfragen schneller reagieren müssten.

… unsere Daten nicht wirklich sicher sind.

… wir oft wichtige Dokumente nicht finden oder erst nach langem Suchen.

… unsere Kollegen besser kooperieren könnten.

… nicht immer klar ist, wozu manche Abläufe gut sind und ob sie gut sind.

… unser Dokumenten-Handling zu teuer ist.

… wir den gesetzlichen Bestimmungen nicht gerecht werden.

… unklar ist, wer genau zuständig ist.

• Bestandsaufnahme
  Um zu erfahren, in welchem Zustand sich eure Dokumentensituation befindet, ist der erste Schritt eine umfassende Bestandsaufnahme. Unsere Experten kommen zu euch ins Haus und führen ausführliche Interviews mit den Abteilungsleitern und Key-Usern der Fachabteilungen. Du erhältst so Aufschluss, wie dein Unternehmen organisiert ist, was gut funktioniert, aber auch wo Hindernisse im Workflow auftreten, die Zeit und Geld kosten.
• Auswertung und Konzeption
  Auf Basis der erhobenen Daten erarbeiten unsere Experten eine optimale Dokumenten- und Workflow-Struktur für dein Unternehmen, in die alle beteiligten Abteilungen eingebunden sind. Daraufhin entwickeln wir automatisierte Prozesse, die auf eure individuellen Anforderungen abgestimmt sind und die aufgedeckten Hindernisse im Arbeitsablauf beseitigen. Wir setzen hierbei modernste DMS-Tools und Hardware-Lösungen ein, die sich bereits vielfach in der Praxis bewährt haben.
• Installation und Implementierung
  Ist die Entscheidung für eine Lösung gefallen, installieren wir die nötige Hard- und Software und binden sie reibungslos in eure bestehende IT-Infrastruktur ein. Anschließend erfolgt die Implementierung der gemeinsam festgelegten Workflow-Prozesse in allen betroffenen Abteilungen. In Mitarbeiterschulungen stellen wir die neuen Abläufe und die Arbeitsweise vor. So ist von Anfang an der Mehrwert der neuen Dokumentenmanagementsystem-Lösung für alle spürbar.

Durch reibungslose Workflows und ein automatisiertes Dokumenten-Management profitieren alle Mitarbeiter eines Unternehmens von einem DMS.

• Geschäftsführung
  Du behältst stets den Überblick über alle Abläufe und Projekte in deinem Unternehmen. Alle Informationen und Dokumente befinden sich an einem zentralen Ort. Durch die erhöhte Transparenz eurer Vorgänge bist Du in der Lage, aktiv auf aktuelle Situationen zu reagieren und zeitlich Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern

• Qualitätsmanagement
  Verfahrensanweisungen, Projekthandbücher und Funktionsbeschreibungen werden in der Dokumenten-Management-Lösungen optimal strukturiert abgelegt und wiedergefunden. Darüber hinaus unterstützt euch unser DMS während des gesamten Lebenszyklus eurer Dokumente; angefangen bei der Erstellung, Veröffentlichung und Versionierung, bis hin zur rechts- und revisionssicheren Archivierung
• Personalwesen
  Durch die Digitalisierung eurer Personaldokumente und -abläufe habt ihr jederzeit schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Egal ob Bewerbungsunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen – ihr behaltet den Überblick. Elektronische Workflows unterstützen euch bei der Bearbeitung von Dokumenten und eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe stellt sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf ihre Personalunterlagen haben.
• Buchhaltung
  Das zentrale Dokumentenarchiv garantiert jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen befinden sich immer dort, wo sie hingehören. Der Rechnungseingangsworkflow unterstützt euch bei der Erfassung, Prüfung und Freigabe Ihrer Rechnungen. Virtuelle Stempel ermöglichen euch und den Prozessbeteiligten eine schnelle und reibungslose Kommunikation.
• Einkauf
  Ihr habt den Überblick über eure gesamte Einkaufskommunikation. Jeglicher Beleg, von der Anfrage über Bestellung und Lieferschein bis hin zur Rechnung, ist dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Ihr könnt somit jeden einzelnen Schritt nachvollziehen. Auf Rückfragen eurer Lieferanten könnt ihr schneller reagieren und somit die Abwicklung beschleunigen.
• Vertrieb
  Auf einen Blick erhaltet ihr alle Informationen zu euren Verkaufsvorgängen – angefangen beim Erstkontakt bis zur Auslieferung. Durch den Einsatz von mobilen Endgeräten habt ihr darüber hinaus die Möglichkeit, auch von unterwegs auf eure Daten zuzugreifen. Eure wichtigsten Unterlagen habt ihr somit jederzeit griffbereit.
• IT/EDV
  Moderne Dokumenten-Management-Lösungen lassen sich in eure bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Eine logische und einfache Benutzer- und Dokumentenverwaltung erleichtert euch dabei die Administration. Als zentrales System für alle Unternehmensinformationen und -dokumente unterstützt es euch dabei Insellösungen abzuschaffen. Euer administrativer Aufwand verringert sich und ihr erhöht die Ausfallsicherheit.

Weitere Artikel zum Thema Dokumentenmanagementsystem

• Mehr Rechtssicherheit durch Dokumentenmanagementsystem
• Mehr Transparenz durch Dokumentenmanagementsystem
• Konkurrenzfähiger mit Dokumentenmanagementsystem

Euregio Immobilien Thorsten Deitel.

Bei Euregio Immobilien gehen täglich viele Dokumente von externen Parteien ein. Um die Prozesse zu beschleunigen, wurde ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt, das den Anforderungen der Immobilienverwaltung gerecht wird.

Dokumente spielen in der täglichen Arbeit der Euregio Immobilien eine wichtige Rolle. Aufgrund der Vielzahl an Dokumenten, die täglich in der Hausverwaltung anfallen, war es wichtig, alle Dokumente zentral und digital abzulegen. Die große Herausforderung bestand darin, die eigene Ordnerstruktur über alle Objekte hinweg von Anfang an nachhaltig aufzubauen. Es sollte vermieden werden, dass später größere Änderungen vorgenommen werden müssen.

Dabei spielten viele Punkte eine große Rolle. Was darf welcher Mitarbeiter sehen und bearbeiten? Wie kann die jährliche Belegprüfung der Eigentümer einfach und strukturiert ablaufen?

Durch die kostenlose Testphase von Docbox® konnte bereits im Vorfeld einiges ausprobiert werden. So war schnell klar, dass der Einsatz des DMS an die individuellen Bedürfnisse der Hausverwaltung angepasst werden kann. Bei Bedarf kann das DMS um weitere Elemente erweitert und somit weiter individualisiert werden.

Bisher wurde bei Euregio Immobilien mit viel Papier gearbeitet. Alle Dokumente wurden in Aktenordnern abgelegt. Der Zugriff der Mitarbeiter war dadurch eingeschränkt. Die Folge waren lange Bearbeitungs- und Reaktionszeiten. Mit der Einführung des DMS kann nun effizienter gearbeitet und kommuniziert werden.

Mit der Einführung von Docbox® hat nun jeder Mitarbeiter direkten Zugriff auf freigegebene Ordner und Ziele. Dokumente sind schneller verfügbar oder können direkt an externe Parteien wie Vertragspartner, Eigentümer und Mieter versendet werden. Reaktions- und Bearbeitungszeiten haben sich deutlich verkürzt. Automatisierte Wiedervorlagen, Stempelungen und viele weitere Funktionen vereinfachen die Bearbeitung der Dokumente und können bei Bedarf paketweise hinzugebucht werden.